Samarbeidet med Fair har gitt bompengeselskapet Vegfinans enda bedre kontroll over fakturautsendelsene, og tilgang til nye og kostnadseffektive digitale distribusjonskanaler.

– Det kan potensielt bidra til å korte ned nedbetalingsperioden på bomstasjoner, sier avdelingsleder Birgitte Johansen.

Etter en offentlig anbudsrunde valgte bompengeselskapet Vegfinans i august 2020 å inngå et samarbeid med Fair på fakturadistribusjon.

I sin vurdering av tilbudet la Vegfinans blant annet vekt på at Fair tilbyr den laveste prisen av alle leverandører, at de har god kjennskap til bompengebransjen og har utviklet en moderne distribusjonsplattform som er fleksibel, stabil og enkel å ta i bruk.

Fair foreslo i tillegg en svært god tidsplan, som matchet Vegfinans’ ønske om å komme i gang med produksjonen i løpet av kort tid etter kontraktsignering.

Birgitte Johansen, avdelingsleder i Vegfinans

– Tidsplanen Fair ga oss var såpass kort at vi, på tross av deres erfaring og kompetanse, var spente på om det faktisk var gjennomførbart. Men de leverte det de lovet, og vi var i drift allerede en uke før tidsfristen, sier avdelingsleder for Vegfinans’ kundesenter, Birgitte Johansen.

Første distribusjonsrunde ble gjennomført i september, kun én måned etter at samarbeidsavtalen ble inngått.

– På ballen med én gang

Vegfinans er et regionalt bompengekonsern på Østlandet, og er eid av fylkeskommunene Viken, Innlandet og Vestfold og Telemark. Med hjemmel i deres samfunnsoppdrag – samt deres visjon om å bli ledende i Norge innen bompengeforvaltning – jobber selskapet for å effektivisere de administrative oppgavene, og kostnadene, knyttet til forvaltning av bompengeprosjekter. Derfor var modernisering og digitalisering av distribusjonen et viktig aspekt da selskapet så seg om etter en ny leverandør av fakturatjenester.

– Når vi nå har fått inn Fair som leverandør merker vi at det er stor forskjell på et selskap som er heldigitalt, og et tradisjonelt analogt selskap som har måttet omstille seg for å bli digitalt. Fair har svært høy kompetanse på det digitale, og vi ser fordelene med dette i form av løsningene de tilbyr og deres evne til å snu seg raskt rundt, sier Johansen.

Hun trekker særlig frem Fairs utviklingsteam i Latvia, som hun opplever som svært profesjonelle og kompetente.

– Hvis vi har vi spørsmål eller utfordringer er utviklingsteamet på ballen med én gang. De forstår våre ønsker og behov, løser problemene effektivt og leverer raskt. Det virker som de har en svært god struktur på det de gjør, og de er flinke til å følge opp dersom det er noe vi har glemt.

Digitale utsendelser gir mer penger til vei

Med Fairs systemer har Vegfinans fått et mye større mulighetsrom når det kommer til utsendelse av fakturaer. Digitale utsendelser tilbyr større fleksibilitet, og gjør at kundene nå kan motta fakturaer i flere kanaler enn hva de har gjort tidligere.

– Printfaktura er fremdeles det dyreste du kan sende, og det at vi har kunnet gå over til så mange digitale utsendelser gjør at vi sparer veldig mye penger, forteller Johansen, og presiserer at dette også kommer kundene til gode:

– Distribusjon utgjør en betydelig del av våre driftskostnader. Jo mindre vi bruker på fakturadistribusjon, jo mer kan vi bruke på veiene. Det kan potensielt bidra til å korte ned nedbetalingstiden på bomstasjoner, noe som utvilsomt er positivt for kundene våre.

– Har forenklet arbeidsdagen til kundesenteret

Også Vegfinans’ kundebehandlere har fått oppleve fordelene av Fairs heldigitale tilnærming til fakturadistribusjon.

– Portalen Fair tilbyr er veldig brukervennlig, og har gitt kundesenteret vårt tilgang til veldig mye mer informasjon om fakturautsendelsene våre. Det gjør at vi kan hjelpe kundene våre på en enklere og bedre måte enn før, sier Johansen.

Eksempelvis kan kundebehandlerne kan nå bistå kundene med å endre eller slette eFaktura-avtaler, noe de ikke har hatt mulighet til tidligere. I tillegg har de nå større kontroll over når fakturaer sendes, og en fullstendig oversikt over utsendelser i de ulike kanalene.

– Denne portalen har forenklet arbeidsdagen til kundesenteret, gitt oss bedre oversikt og kontroll og gjort at kundene våre raskere får ordentlig hjelp, konkluderer avdelingslederen.

Ser frem til å utforske nye muligheter

Fire måneder etter oppstarten har Johansen en svært positiv oppfattelse av samarbeidet mellom Vegfinans og Fair.

– De stiller opp og er veldig gode å samarbeide med på alle nivåer. Selv når vi har spørsmål som nok faller under inkasso fremfor fakturadistribusjon, er Fair alltid behjelpelige og imøtekommende, kommenterer Johansen.

Nå ser hun frem til å utforske nye muligheter, etterhvert som relasjonen utvikler seg.

– Så langt har vi fokusert på å komme i gang med standard produksjon, men i tilbudsbrevet fra Fair ligger det også muligheter for å utforske nye ting. Det blir spennende å se hvilke fremtidige prosjekter som venter oss, og hva vi kan utrette sammen, sier hun.

Viktig med kunder som stiller høye krav

– Da vi gikk inn i anbudskonkurransen var vi klar over at Vegfinans er et selskap som stiller høye krav til sine leverandører. For å vinne måtte vi gjøre det vi kan best: Levere en løsning, og teknologi, som forenkler og kostnadseffektiviserer både kundens arbeidsdag og betalernes kundereise, sier CEO i Fair Group, Rune Heimstad.

Rune Heimstad, CEO i Fair Group

Han presiserer at det er viktig for både Fair og deres kunder at de er best på kvalitet – ikke bare i det daglige og operasjonelle, men også når det kommer til teknologi.

– Da er det helt essensielt å ha kunder som Vegfinans med på laget, som hele tiden vil stille krav til oss, pushe oss og minne oss på hvorfor vi vant anbudet. Vi i Fair setter stor pris på tilliten Vegfinans har gitt oss, og vi vil sørge for at vi sammen er best på kvalitet også i tiden fremover, avslutter Heimstad.