Personvernerklæring

Om personvernerklæringen

Denne Personvernerklæringen forklarer hvordan Fair Collection AS og Fair Distribution AS (heretter Fair) behandler dine personopplysninger i forbindelse med leverandør- og kundeforhold. Den beskriver også dine rettigheter i forbindelse med behandlingen av dine personopplysninger og hvordan du kan gjøre dine rettigheter gjeldende. Det er derfor viktig at du setter deg godt inn i Personvernerklæringen. Har du spørsmål, er du alltid velkommen til å kontakte oss.

FAIR har virksomhet i Norge og det er regelverket om behandling av personopplysninger vedtatt i Norge som gjelder for vår behandling av personopplysninger.

Det viktigste regelverket for FAIR sin behandling av personopplysninger er:

• Personvernforordningen
• Personopplysningsloven

Behandlingsansvarlig

Fair Collection AS, Org.nr. 920 999 360, er behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler i forbindelse med avtale med dette selskapet.

Fair Distribution AS, Org.nr. 918 270 434, er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler i forbindelse med avtale med dette selskapet.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

For å kunne oppfylle våre formål med behandlingen av personopplysninger behandler vi følgende kategorier av personopplysninger:

• Navn
• Jobbtittel
• Adresseopplysninger
• Kontaktopplysninger – f.eks e-post og telefonnummer
• IP adresse

Særskilte kategorier av personopplysninger behandles ikke i forbindelse med leverandør- og kundeforhold. Dette blir ofte kalt «sensitive personopplysninger» og er informasjon som for eksempel etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger, medlemskap i fagforeninger samt personopplysninger om helse eller seksuell legning.

Fødselsdato/personnummer kan samles inn for å oppfylle rettslig krav til identifisering, som f.eks Hvitvaskingsloven.

Hvem samler vi informasjonen fra:

De fleste opplysningene får vi fra deg som representant for kunde eller leverandør. Vi kan også samle inn opplysninger fra såkalte tredjeparter. Det kan være opplysninger fra offentlig kilder, offentlig myndigheter eller andre nettsteder.

Er det noe av informasjonen vi har som ikke er korrekt, ber vi om at du gir oss melding om dette.

Formålet med behandlingen, behandlingsform, rettslig grunnlag og lagringsperiode

Som inkassoselskap har vi ulike formål med behandlingen av personopplysninger. Nedenfor finner du en oversikt over hvilke formål og hvilken behandling som utføres: 

Formål:

For å inngå, administrere og oppfylle kunde- eller leverandøravtalen vi har med firmaet du representerer, er behandling av dine personopplysninger helt nødvendig.

Behandlingsform

• Trygg og korrekt identifisering
• Lagring
• Kommunikasjon
• Nødvendige eller ønskede oppgaver som forventes av forretningsforholdet vårt

Kategorier

Vi besitter nødvendig informasjon for å administrere kontrakts- eller forretningsforholdet

• Navn
• Jobbtittel
• Kontaktopplysninger, som adresse, telefonnummer og e-postadresse

Rettslig grunnlag

Oppfyllelse av avtalen: Behandling av personopplysninger som kreves for å gjennomføre en avtale med kunden/leverandøren. Hvis informasjonen ikke er oppgitt, kan våre forpliktelser i noen tilfeller ikke oppfylles, og avtalen kan ikke inngås.

Det betyr at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt der du og/eller firmaet du representerer er den ene parten, eller for å gjennomføre tiltak på forespørsel fra deg før kontrakten inngås. I tråd med vårt formål kan vi også bruke dine personopplysninger for å gi deg informasjon om våre tjenester, prospekter, analyser, arrangementer og kurs som kan være av interesse for deg, eller for å utføre nødvendige eller ønskede oppgaver som forventes av forretningsforholdet vårt.

Vi er rettslig forpliktet til å overlevere dine personopplysninger til relevante myndigheter ved revisjon, og for å hindre, overvåke og bevise bedrageri, hvitvasking og andre kriminelle aktiviteter.

Langtidsperiode

Inntil avtalen er oppsagt og i en periode på 3 år i etterkant for å kunne forvalte avtalen og klient/leverandørforholdet.

Automatiserte beslutningsprosesser

Vi benytter ikke automatiserte prosesser ved behandlingen av dine personopplysninger. 

Hvem deler vi dine opplysninger med?

I noen tilfeller deler vi dine personopplysninger med foretak og offentlige myndigheter som FAIR benytter for å oppfylle ovennevnte formål.

Vi deler ikke informasjon med foretak som ikke overholder gjeldende lovgivning for beskyttelse av personopplysninger.

Vi selger ikke dine personopplysninger til tredjeparter. I tillegg utleverer vi ikke opplysningene dine til tredjeparter for direkte reklame, fjernsalg eller andre former for direkte markedsføring, meningsmålinger eller markedsundersøkelser

De vi videreformidler informasjonen til kan deles inn i to kategorier:

Databehandler

I noen tilfeller må vi dele dine personopplysninger med leverandører som tilrettelegger og/eller leverer deler av våre tjenester, f.eks. utskrifts- og posttjenester, juridiske representanter, osv. Vi kan også dele dine personopplysninger med våre kunder hvis du representerer en leverandør som er en del av tjenestene vi leverer til dem.

Disse er såkalte databehandlere for oss. Leverandørene vi bruker som databehandlere kan bare behandle informasjonen på våre vegne og i samsvar med våre instruksjoner. All behandling utføres i henhold til formålene vi har angitt for behandlingen.

Alle databehandlere vi engasjerer er kontrollert, slik at de oppfyller kravene til sikkerhet for behandling av personopplysninger. Vi signerer også databehandleravtale med alle leverandører for å sikre trygg behandling av dine personopplysninger.

Behandlingsansvarlige

Vi deler også dine personopplysninger med offentlige myndigheter (for eksempel skatteetaten), som selv er behandlingsansvarlige for personopplysningene. Behandlingsansvarlig den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. I noen tilfeller kan vi bli pålagt å utlevere personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning.

Når dine personopplysninger deles med offentlig myndighet som er behandlingsansvarlig, er det deres Personvernerklæring som gjelder.

Hvor behandles dine personopplysninger?

Vi tar sikte på å behandle dine personopplysninger innen EU/EØS. Hvis vi overfører opplysningene dine utenfor EU eller EØS, sikrer vi at dataene er beskyttet på best mulig måte.

Overføringer vil bare skje hvis det er et tilstrekkelig sikkerhetsnivå, for eksempel Privacy Shield eller andre egnede sikkerhetstiltak, som for eksempel bindende foretaksforskrifter, standardisert databeskyttelse, godkjent adferdskodeks eller foretakets interne regler.

Er personopplysningene dine trygge hos oss?

Vi bruker den nyeste teknologien for å holde informasjonen din trygg. Dette betyr at vi bruker alle nødvendige tekniske og administrative forholdsregler for å beskytte dine opplysninger mot uautorisert tilgang, overføring, ødeleggelse eller annen uautorisert behandling.

Disse sikkerhetstiltakene omfatter brannmurer, kryptering, bruk av sikre IT-områder, korrekt adgangskontroll, opplæring av personalet som håndterer informasjonen din og kontroll av underleverandører. I tillegg er retten til å få tilgang til informasjonen din begrenset til ansatte som behandler informasjonen i sitt arbeid. Alle ansatte i FAIR har undertegnet taushetserklæring.

Dine rettigheter

Her finner du en oversikt over dine rettigheter og en forklaring på hva dette betyr.

Innsyn

Du har rett til å vite om vi behandler personopplysninger om deg og kan be om informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, inkludert informasjon om:

• Hvorfor vi behandler dine personopplysninger/formålet med behandlingen
• Hvilke kategorier med personopplysninger vi behandler
• Hvilke kategorier av mottakere vi utleverer dine personopplysninger til
• Hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger 
• Dine rettigheter
• Opplysninger om hvor vi har innhentet personopplysninger fra (hvis vi ikke har mottatt slik informasjon fra deg)
• Om behandlingen inkluderer automatisk beslutningstaking (såkalt profilering)
• Hvordan vi sørger for å beskytte dine personopplysninger hvis slik informasjon er overført til et land utenfor EØS-området.

All informasjon i punktene ovenfor er tilgjengelig i denne personvernerklæringen.

Korrigering og retting

Det er viktig at vi besitter korrekt informasjon om deg, og vi oppfordrer deg derfor til å si ifra til oss hvis noen av dine personopplysninger er feil, f.eks. hvis du har endret navn, stilling eller kontaktinformasjon.

Har du kontaktopplysninger du ønsker vi skal nå deg på kan du også gi oss opplysninger om dette.

Sletting

Hvis vi behandler dine personopplysninger på en ulovlig måte, for eksempel hvis vi behandler dine personopplysninger lenger enn nødvendig, eller uten grunn, kan du be oss om å slette slik informasjon.

Ved forespørsel om sletting er det ikke sikkert vi kan imøtekomme din forespørselen. For eksempel, hvis opplysningene er nødvendige for å oppfylle en juridisk forpliktelse som vi er underlagt, for å utføre en oppgave av offentlig interesse, eller hvis opplysningene er nødvendig for å bestemme, håndheve eller forsvare juridiske krav.

Begrensning av behandling

Du har rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses dersom:

• Du bestrider riktigheten av personopplysningene
• Behandlingen er ulovlig
• Behandlingen av personopplysningene ikke lenger er nødvendig for formålet
• Du har innsigelse mot behandlingen

Behandlingen vil begrenses fra innsigelsen er inngitt og i den perioden det tar oss å vurdere innsigelsen. Dette betyr at vi (med unntak av lagring av personopplysninger) kan behandle dine personopplysninger kun etter ditt samtykke, så fremt behandling skjer i forbindelse juridiske forhold, for å beskytte andres rettigheter eller hvis offentligheten har interesse av behandlingen.

Rett til dataportabilitet

Du har rett til å få de personopplysningene du har gitt oss i et strukturert, alminnelig benyttet og maskinlesbart format. Du har også rett til å overføre denne informasjonen til en annen behandlingsansvarlig og, hvis det er teknisk mulig, å få overført direkte fra oss til en annen behandlingsansvarlig. Dette under forutsetning av at behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av samtykke eller for oppfyllelse av kontrakten som et juridisk grunnlag, og at behandlingen er automatisert.

Tilbaketrekking av samtykke

Vi baserer ikke vår behandling av personopplysninger på samtykke, men gitt at enkelte behandlingsaktiviteter kan være basert på samtykke, har du rett til å trekke dette samtykket tilbake. Vi vil i slike tilfeller stanse behandlingsaktivitetene basert på dette juridiske grunnlaget.

Vi vil også varsle andre vi har delt dine personopplysninger med om at du har trukket samtykket.

Protestere

Du har rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger som er behandlet på grunnlag av allmenn interesse eller berettiget interesse, herunder profilering.

Hvis du protesterer mot en slik behandling, vil vi ikke lenger kunne behandle opplysningene dine hvis vi ikke kan vise til tvingende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser, rettigheter og friheter, eller hvis vi behandler dine personopplysninger med det formål å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Hvordan kan jeg få mer informasjon eller klage på bruken av mine personopplysninger?

Hvis du har flere spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger eller ønsker innsyn kan du kontakte oss på mail: mw@fair.no. For ytterligere informasjon om personvern kan du gå inn på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Hvis du ikke er fornøyd med svaret eller mener vi behandler dine personopplysninger på en urettferdig eller ulovlig måte, kan du klage til Datatilsynet. Du finner mer informasjon om Datatilsynet og deres klageprosedyre på https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/hvordan-kan-jeg-klage-til-datatilsynet/.

Endring av personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å endre vår Personvernerklæring. Slike endringer kan være basert på endringer i gjeldende lovgivning. Vi anbefaler derfor at du leser vår Personvernerklæring regelmessig.

Denne personvernerklæringen er sist revidert 01.05.19.

Informasjon om Cookies

Informasjonskapsler (Cookies) lagres automatisk på din datamaskin. En informasjonskapsel er en liten tekstfil som blir lagret på din enhet og er nødvendige for at nettsiden skal fungere, men de gir også informasjon om hvordan du bruker nettsiden slik at vi kan forbedre din og andres brukeropplevelse.

Du har mulighet til å velge bort bruk av informasjonskapsler, men det er stor risiko for at nettsiden ikke fungerer optimalt dersom bruk av informasjonskapsler ikke aksepteres. Vi bruker informasjonskapsler til statistikk og optimere innhold på siden.