Outsourcing av fakturadistribusjon forbedrer kredittiden

1. august 2023

Mange bedrifter bruker mye tid og ressurser på fakturadistribusjon. Å sette bort denne oppgaven til spesialister resulterer ofte i kortere kredittider, lavere kostnader og generelt økt effektivitet for kunden. Fair Distribution tilbyr tjenester som kan hjelpe din bedrift med å håndtere fakturadistribusjon på en god og effektiv måte.

Ny teknologi for fakturadistribusjon

Fair har utviklet Fair24, en markedsledende teknologi innen fakturadistribusjon. Fokuset er å effektivisere administrative oppgaver og tilby skreddersydde kundereiser for betalere. Dette sikrer at kundenes nåværende og fremtidige behov innen fakturadistribusjon blir dekket.

Som et teknologiselskap er det viktig for Fair å være i forkant av ny teknologi. Dette sikrer fornyelse og effektivisering av arbeidsprosessene, økning i betalingsgraden og reduksjon av kredittiden. Disse tiltakene har gjort Fair til den foretrukne samarbeidspartneren for de fleste store fakturadistributørene i Norge det siste året.

– Fair har lang erfaring med integrasjon med de fleste nordiske systemer. Vi kan tilpasse oss de formatene kunden bruker i dag. Vi har vår egen "formatfabrikk" (en spesialisert løsning utviklet for å håndtere ulike filformater og strukturer som brukes i faktureringssystemer) som kan håndtere alle strukturerte formater, og vi tilbyr også integrasjoner gjennom API-er. Dette gir en betydelig fordel for kunden ved å spare tid og ressurser når man raskt og enkelt kan bytte integrasjonsløsninger uten å kreve endringer hos kunden, forteller daglig leder i Fair Distribution, Rune Heimstad.

Riktig utsourcing er kostnadseffektivt og gir kortere kredittid

Fakturaens kredittid, det vil si hvor lang tid tar det fra fakturaen er distribuert til den blir betalt, er en god KPI på om fakturadistributøren leverer en optimal og kostnadseffektiv kundereise. Det er flere elementer som spiller inn for å optimalisere dette.

Fair Distribution tilbyr en rekke tjenester som bidrar til å forbedre fakturaprosessen og øke effektiviteten. Fair har en høy digitaliseringsgrad på fakturautsendelser, noe som reduserer tiden det tar å levere fakturaer og redusere kostnadene knyttet til porto og papir, i tillegg til at betalingsgraden er vesentlig høyere på digitale forsendelser. Med Fair blir også fakturahåndtering i større grad automatisert, som igjen reduserer risikoen for feil og gir mer nøyaktighet i faktureringen.

En viktig faktor for en god kundereise er å forstå hva man faktisk skal betale. Fair har lang erfaring med å utvikle fakturadesign som er forståelig for betaleren. Riktig format, farge og budskap reduserer kundehenvendelser og fører til kortere kredittid, noe som igjen øker kundetilfredsheten.

Oppdragsgivere har ulike preferanser når det gjelder fakturadesign og budskap. Derfor har Fair utviklet en plattform som imøtekommer de forskjellige oppdragsgivernes ønsker og krav. En faktura er ofte en viktig kommunikasjonskanal med kundene, og derfor er det viktig å ha funksjonalitet som tilfredsstiller disse behovene. Plattformen gir oppdragsgiverne muligheten til å dynamisk endre budskapet i fakturaen basert på gitte kriterier.

– Riktig dialog til rett tid gir gode resultater. SMS kan ofte være et nyttig verktøy for å minne kunder om ubetalte fakturaer, og i kombinasjon med høy digitalisering gir dette kortere kredittider.

En forbrukers kundereise

Fair har utviklet en distribusjonsprosess som tydelig skiller mellom privat- og bedriftskunder, da det er betydelige forskjeller i hva som utgjør en god kundereise for disse to kundegruppene. Når det gjelder privatkunder er alltid førstevalget AvtaleGiro, hvor det er gjentagende betalinger som løper automatisk. Fair har gode løsninger som kombinerer AvtaleGiro med eFaktura og andre betalingskanaler.

eFaktura er den klart mest effektive kanalen for distribusjon av fakturaer til privatkunder dersom de ikke er påmeldt AvtaleGiro. Denne kanalen oppnår den høyeste betalingsgraden og dermed også kortest mulig kredittid. Fair gjennomfører en sanntidsverifisering av alle mottatte fakturaer som skal distribueres ved hjelp av Mastercards "Ja takk til alle" (JTTA) register. Dette gjøres for å maksimere treffsikkerheten og nå kunden gjennom denne digitale kanalen. Dersom eFaktura ikke er tilgjengelig, vil fakturaen bli sendt via e-post med en overvåket lenke for å sikre levering. Dersom kunden ikke klikker på lenken innen tre virkedager, vil fakturaen bli sendt til Digipost. Hvis Digipost heller ikke er mulig, vil fakturaen bli sendt per post.

En bedrifts kundereise

For å sikre en optimal kundereise for bedriftskunder har Fair et dedikert aksesspunkt som håndterer EHF-fakturaer. Via dette aksesspunktet sender vi elektroniske fakturaer til våre bedriftskunder. Som en del av denne prosessen gjennomfører vi automatisk en vask av fakturaene mot ELMA-registeret (elektronisk mottakeradresseregister), et offentlig register der foretak må registrere seg for å kunne motta EHF-fakturaer.

Ved å vaske fakturaene mot ELMA-registeret sikrer vi at så mange fakturaer som mulig blir sendt som EHF-fakturaer. Dette bidrar til å effektivisere fakturadistribusjonen og redusere behovet for manuell behandling. Gjennom bruk av EHF-fakturaer kan våre bedriftskunder dra nytte av fordelene med elektronisk fakturering, inkludert raskere levering, reduserte kostnader og bedre sporbarhet.

Gjennom vårt dedikerte aksesspunkt og integrasjon med ELMA-registeret jobber Fair kontinuerlig for å optimalisere kundereisen for bedriftskunder. Vi er forpliktet til å levere effektive og skreddersydde løsninger som oppfyller behovene og kravene til våre bedriftskunder innen fakturadistribusjon.

For de bedriftskundene som ikke kan motta EHF-fakturaer, tilbyr vi alternativer som sending av faktura via e-post eller post. Vi sikrer dermed at vi uansett preferanser eller begrensninger kan tilby en tilfredsstillende kundereise for våre bedriftskunder.

Fremtidens samarbeidspartner

Fair er ikke redd for å utfordre bransjen og setter kontinuerlig i gang tiltak for å forenkle og forbedre løsninger til det beste for våre oppdragsgivere og kunder.

– Som et teknologiselskap ligger kontinuerlig utvikling i vårt DNA. Gjennom gode tekniske løsninger og integrasjoner, endringer i arbeidsprosesser og skreddersydde kundereiser for betalere, effektiviserer vi hverdagen og reduserer kredittiden, sier Heimstad.

En av Fairs oppdragsgivere, Motkraft, distribuerer rundt 35 000 fakturaer hver måned. Imponerende nok blir nesten alle disse fakturaene sendt som eFaktura gjennom nettbanken. Ved å kombinere AvtaleGiro, eFaktura og e-post som distribusjonsmetoder i stedet for papirfaktura, oppnår Motkraft en ekstremt høy digitaliseringsgrad på hele 99,99% for sine fakturautsendelser. Dette betyr at kun et minimalt antall fakturaer blir sendt i fysisk form, og at den digitale kanalen er foretrukket og effektivt utnyttet.

Bærekraft som strategisk mål

Fair har forankret bærekraft som en sentral del av vår overordnede strategi for perioden 2022-2025. Vi er stolte av å være en drivkraft for bærekraftig transformasjon i bransjen, og vårt strategiske mål er å oppnå netto nullutslipp innen utgangen av 2025. Som en del av vår bærekraftsatsing har vi utviklet konseptet «Netto Null», som gir våre oppdragsgivere muligheten til å klimakompensere alle sine fakturautsendelser.

Netto Null-konseptet gir våre oppdragsgivere en unik mulighet til å redusere sin klimapåvirkning og bidra til en mer bærekraftig fremtid. Ved å velge Netto Null kan oppdragsgivere kompensere for de utslippene som er knyttet til deres fakturadistribusjon. Dette skjer gjennom ulike klimakompensasjonsprosjekter som støtter miljøtiltak og utslippsreduserende prosjekter.

– Innen utgangen av 2025 er målet vårt å redusere antall utsendte papirfakturaer med 50%, og dermed redusere klimautslippene fra papirfakturaer med 364 tonn per år, avslutter Heimstad.