På grunn av nedbemanning har ikke Certas Energy Fuels AS lenger kapasitet til å følge opp og purre på sene betalere på egenhånd. Nå har Fair fått oppgaven med å ivareta selskapets forhold til kunder som skylder dem penger.

Esso Energi, som opererer under navnet Certas Energy Fuels AS, er en totalleverandør av diesel, biofyringsolje og HVO 100 til det norske privat- og bedriftsmarkedet. Fra Esso sine hovedlagre i Oslo, Tønsberg, Bergen, Trondheim og Fredrikstad betjener selskapet kunder i store deler av Norge gjennom et bredt nettverk av distributører.

Siden oppstarten i 2002 har Certas Energy Fuels AS hatt fokus på å skape og ivareta langsiktige forhold med sine kunder. Derfor har de tatt seg av de fleste funksjoner som omfatter kommunikasjon med kundene in-house, inkludert fakturering og oppfølging av betalinger.

– Tidligere tok vi oss av alt av purringer og oppfølging selv. Vi har hatt veldig tett og personlig oppfølging av kundene, og har nok vært veldig snille med dem. Nå har vi nedbemannet, og har ikke lenger kapasitet til å ta oss av denne biten selv, forteller Project & HR Manager Anne Sakseide Svendsen i Certas Energy Fuels AS.

Var skeptiske til ordinære inkassobyråer

Grunnet de begrensede ressursene internt måtte Certas Energy Fuels AS se seg om etter en partner på inkasso, men Svendsen innrømmer at de var skeptiske til å gå til et ordinært inkassobyrå.

– Bransjen har jo et rykte på seg for ikke å ha noe personlig forhold til kundene, så vi var bekymret for at outsourcingen ville gå ut over kundeforholdene våre. Vi har mange kunder med høy alder, og for dem er et godt kundeforhold veldig viktig, forklarer hun.

Etter en vurdering av aktuelle partnere på betalingsoppfordringer og inkasso falt valget til slutt på Fair.

– Vi likte Fairs verdier, og deres rettferdige tilnærming til kundene. Vi ønsker å lære opp våre kunder til å betale tidsnok uten at det blir en dårlig erfaring, og det krever en hårfin balanse. Vi ønsker ikke å tape penger, men vi vil jo heller ikke at kundene våre skal gå konkurs på grunn av 2000 kr i salærer på en faktura som opprinnelig var på 500 kr.

Overbevist av gode teknologiske løsninger

Svendsen forteller at alle aktører hun møtte snakket om viktigheten av høy oppklaringsprosent av sine inkassosaker, men få hadde verdier tilsvarende Fairs – om viktigheten av å finne en god kommunikasjon med kundene og behandle dem på en god måte.

– Det som gjorde at Fair skilte seg ut var at de kunne underbygge disse verdiene med noen teknologiske løsninger som gjør hele prosessen enklere, både for oss og for kundene våre, påpeker hun, og viser blant annet til Fairs kundeportal.

Denne portalen gjør det mulig for kunder å sjekke alle detaljer rundt sin sak uten å måtte ringe inn til kundeservice, og tilbyr en direkte kommunikasjonskanal mellom Certas’ og Fairs kundebehandlere.

– Vi har også satt opp en integrasjon mellom deres system og Visma, slik at i kan ta oss av det aller meste i våre egne systemer. Vi går gjennom kundene som skal purres på, bekrefter dette i integrasjonen og så blir de overført til Fair. Løsningen er brukervennlig, og gjør ting veldig enkelt for oss som bedrift, sier Svendsen.

– Følte virkelig at vi ble prioritert

Certas Energy Fuels AS tok i bruk Fairs løsning i juni 2021, og Svendsen har derfor ennå noe begrenset erfaring med systemet. Likevel er hun imponert over prosessen og tidslinjen fra avtalen ble inngått til løsningen var integrert i deres egne systemer.

– Fair har en veldig god IT-partner som hjalp oss med å sette opp alt, og ga oss veldig god oppfølging. Alt ble nøye testet, og hvis noe ikke fungerte snudde de seg rundt og fulgte oss opp umiddelbart. Vi hadde nærmest en hotline til dem når vi trengte hjelp, og følte virkelig at vi ble prioritert da vi holdt på med oppsettet, forteller hun fornøyd.

Selv om partnerskapet med Fair fremdeles er i startfasen har Svendsen fått et svært godt førsteinntrykk. Nå gleder hun seg til å se hvordan samarbeidet vil utvikle seg.

– Vi ønsker å gjøre betalingsprosessen så enkel som mulig for alle våre kunder, fra store transportselskaper til bonden som heller bruker tiden sin på å arbeide i skogen fremfor å betale fakturaer, avslutter hun