Enhver vellykket bedrift vet at kundeservice er avgjørende for å opprettholde fornøyde kunder og bygge sterke relasjoner. I et konkurranseutsatt forretningsmiljø er det å levere enestående kundeservice ikke bare et fortrinn, men også en nødvendighet.

Fair Collection legger stor vekt på onboarding av nye kundeserviceansatte for å sikre at alle samtaler blir håndtert på en profesjonell og vennlig måte. De introduseres til Fairs verdier og kjerneprinsipper, og regelmessig oppfølging og trening sikrer at kundebehandlerne alltid er rustet til å møte ulike situasjoner.

– I Fair setter vi vennlighet og en imøtekommende holdning svært høyt. De fleste som ringer inn har en oppfatning om at inkassobransjen er en uhyggelig og streng bransje, og derfor er det viktig at vi tar imot alle kundene med åpne armer og strekker oss langt for å gi dem det det lille ekstra, forteller kundeserviceleder Tommy Nguyen.

– Tålmodighet og ydmykhet er også viktige egenskaper som bidrar til å bygge tillit og vise forståelse.

Menneskelig forståelse og personlig service

Som kundebehandler i et inkassoselskap møter man ofte på krevende eller emosjonelle situasjoner, og derfor blir alle nye ansatte lært opp til å vise menneskelig forståelse for å håndtere dette. Erfaring spiller en viktig rolle, og kundebehandlerne er i stand til å håndtere selv de mest utfordrende samtaler på en profesjonell måte.

– Vi trener ikke kundebehandlerne våre på spesifikke scenarioer, men vi har mye menneskelig forståelse som vi legger til grunn. Når man har jobbet på telefon en stund lærer man seg å kjenne igjen hva slags type samtale man står ovenfor og tilpasser seg deretter, forteller Tommy og fortsetter:

– Vanskelige samtaler er god læring, og vi oppfordrer kundebehandlerne våre til å utfordre seg selv. Dersom det blir for tøft står vi sammen som et team og hjelper hverandre.

For å opprettholde balansen mellom effektivitet og personlig oppmerksomhet til hver enkelt kunde, har Fair Collection satt seg klare mål. Det viktigste er at kunden er fornøyd.

Kundebehandlerne stiller relevante spørsmål for å kunne styre samtalen effektivt, samtidig som de gjør sitt beste for å skape en positiv kundeopplevelse med et personlig preg. De erkjenner at alle samtaler er unike og krever en individuell tilnærming.

– Vi må være løsningsorienterte og gjøre det tydelig at vi er på kundens side. Vi er ikke ute etter å ta noen, vi ønsker å hjelpe kunden med å få betalt gjelden sin, sier Tommy og legger til at det erfaringsmessig hjelper å vise forståelse for kundens situasjon og være på lag med dem.

For å gi en mer personlig service benytter kundesenteret et telefonsystem som gjør det mulig å registrere og spore kundeinformasjon under samtalen. Dette sikrer at kundene får den oppfølgingen de trenger og bidrar til å skape en mer skreddersydd opplevelse.

Fleksibel tilnærming

Som inkassoselskap møter man mange misfornøyde, sinte eller frustrerte kunder. For å håndtere disse tar kundesenteret en løsningsorientert tilnærming.

– Vi forsøker å kartlegge og forstå årsaken til kundens frustrasjon og samarbeider ofte med oppdragsgiveren for å finne en løsning. Vi er villige til å redusere gebyrer og gjøre endringer på saken for å snu en negativ opplevelse til en positiv en, forteller Tommy.

God kommunikasjon og samarbeid mellom kundesenteret og andre avdelinger i selskapet er avgjørende for å løse kundeutfordringer effektivt, og dette gjør at de ofte kan gå utover forventningene for å hjelpe kunder under telefonsamtaler. Fleksible avdragsordninger, flere sjanser til å betale, og muligheten til å gjøre endringer på saken bidrar til å hjelpe kunden med å bli kvitt gjelden. Deres fokus på forståelse og samarbeid har vist seg å være effektivt, og de opplever ofte at kunden er fornøyd på slutten av samtalen.

– Vi har hatt tilfeller hvor en sint kunde har ringt tilbake til oss senere på dagen for å beklage oppførselen sin. Det er alltid hyggelig og da får vi avsluttet saken på en positiv måte.

Bransjens beste kundetilfredshet

For å måle kundetilfredshet og følge opp tilbakemeldinger etter samtaler, benytter Fair Collection et SMS-rangeringssystem. Dette gir kundene muligheten til å vurdere servicen på en skala fra 1 til 6, samt legge til kommentarer. Månedsrapporter gir kundesenteret verdifulle tilbakemeldinger og gir dem muligheten til å forbedre seg kontinuerlig.

For å lykkes med kundeservice har Tommy har fem råd:

1. Vis forståelse, ivareta og lytt til kunden

2. Vær tålmodig og bruk den tiden som trengs

3. Fokuser på den gode samtalen og avslutt med en hyggelig tone

4. Vær hyggelig – alltid

5. Vær løsningsorientert og gjør det beste ut av enhver situasjon