Dag Henning Kleven, direktør for forretningsutvikling i Azets Insights

En av næringslivets største utfordringer handler om å få penger inn på konto etter at en vare eller tjeneste er levert. Utad snakkes det gjerne om hvor stort et overskudd eller underskudd er, mens kanskje noe av det viktigste vi jobber med er likviditet.

Som en stor aktør i norsk næringsliv, sitter vi tett på små og mellomstore bedrifter og vi jobber med tusenvis hver eneste uke. Dermed kan vi ta pulsen på de ulike problemene kundene våre møter i hverdagen. En av de mest utpregede utfordringene bedriftene møter handler om likviditet. Altså det å ha penger på konto, slik at regninger kan betales og investeringer kan gjøres. Dette kan være alt fra alt fra å kjøpe inn nye maskiner, flere biler eller øke varelageret for å øke kapasiteten til å ta inn flere ordrer, slik at de sikrer inntekten.

Dag Henning Kleven, direktør for forretningsutvikling i Azets Insight

Så sier det seg selv at når pengene uteblir fra konto, vil bedriften få problemer med å oppnå sine mål. Dynamikken i næringslivet handler om at du får en ordre, levering av varen, fakturering og at kunden mottar varen. Slik foregår det med noen få unntak hvor det tas kontaktbetaling, slik som på restauranter og butikker.

Derfor blir også fokus på å få inn penger så stort som det blir. Nettopp fordi det er så uendelig viktig for en liten norsk bedrift.

Som regnskapsfører er vi opptatt av hele prosessen når vi skal løse denne utfordringen med å få penger inn for leverte varer:

1. Overordnet prosess fra hvordan varer selges, ordre legges inn og fakturering

2. Kartlegging av forbedringsområder i prosess

3. Kartlegging av forbedringsområder i oppgaver

Det handler om å redusere tiden fra ordren kommer inn, til fakturering finner sted og til penger står på konto. I dette arbeidet går vi gjennom faktureringssystemet og faktureringsrutiner. Vi gjennomgår rutiner for oppdatering av kundedata, slik at de alltid er korrekte. I neste steg ser vi på hvordan fakturaene blir distribuert til kundene og hvilken informasjon som står på fakturaen.

En av de største kildene til for sent betalte faktura er nettopp mangelfull informasjon på faktura, slik at kunden ikke helt forstår hva de skal betale for. Vi ser på realistiske betalingsfrister som er korte nok til at pengene kommer inn raskt, men lange nok til at en faktura kan prosesseres hos kunde. Til slutt ser vi på styringen i form av statistikk for oppfølging av KPI’er som er satt for fakturering og betaling. Uansett hvor god en bedrift er på fakturering og fakturarutiner, så ser vi at det er en andel fakturaer som ikke blir betalt.

Da må det settes opp effektive rutiner for purring og inkasso som oppleves som profesjonell og fair for den som mottar purringen eller inkassoen. Målet skal være at penger kommer inn på konto på en så effektiv måte som overhode mulig. Slik bistår vi med et mer effektivt næringsliv, noe som gagner alle aktører.