Da NHC Services bestemte seg for å finne en ny inkassopartner ønsket de seg en aktør med gode teknologiske løsninger og en rettferdig tilnærming til sene betalere.

Hver dag finner over 5000 barn veien til en Norlandia eller Kidsa-barnehage, og hver måned sendes ettilsvarende antall fakturaer ut. Faktureringen er det NHC Services AS, NHCs interne regnskapskontor,som tar seg av.

På grunn av det store volumet på fakturautsendelser har NHC Services lenge satt bort arbeidet med inkasso til eksterne aktører.

– Vi har brukt ekstern aktør på inndrivelse av fordringer i mange år, men har vært semi-fornøyd medsamarbeidet. Vi manglet gode integrasjoner, og det ble mye manuell håndtering fra begge sider. Med mange tusen fakturaer som går gjennom systemet hver måned ble det altfor tidkrevende å følge opp. Det ble litt for mange caser, og litt mange henvendelser om feil fra både selskapet og foreldrene, forklarer leder Elisabeth Dragseth i NHC Services.

– De var litt heldige med tidspunktet

Da Dragseth ble kontaktet av en av Fair Collections konsulenter i starten av 2021 var hun derfor åpen for å høre på forslag.

– Vi var ikke aktivt på jakt etter å bytte, men vi var litt misfornøyde med det vi hadde fra før. Så da Fair tok kontakt var de litt heldige med tidspunktet, kommenterer hun.

Initiativet fra Fair overbeviste Dragseth og hennes kolleger om at tiden var inne for å bytte inkassopartner. Det var derimot ikke noen selvfølge at denne nye partneren skulle være Fair.

– Da vi bestemte oss for bytte startet vi en prosess der vi hørte med flere forskjellige aktører i markedet for å høre hva de kunne tilby. Til slutt landet vi på Fair, forteller hun.

Særlig to faktorer var avgjørende

Dragseth viser til to hovedårsaker som var avgjørende for at NHC Services valgte å inngå et samarbeid med Fair.

– For det første har vi stor tro på profilen de fremmer. Fair legger seg på et lavere kostnadsnivå ovenfor de som skylder penger enn andre aktører, og ser ut til å fokusere på å få ned antallet inkassosaker fremfor å sende kundene til inkasso så raskt som mulig. Våre kunder er foreldre med barn i barnehagen, og derfor ønsker vi å møte dem på en litt annen måte enn typiske selskaper som selger forbruksvarer. Det er viktig for oss at de får hjelp til å betale, fremfor å opparbeide seg tung gjeld, utdyper hun.

En annen viktig faktor for NHC Services’ valg var Fairs satsning på teknologi og digital utvikling.

– Fair virker å være langt fremme med sine løsninger og integrasjoner, og inntrykket vi sitter igjen med etter prosessen med å velge partner er at systemene deres er fullt på høyde med de største aktørene i bransjen.

– Raskt på for å finne gode løsninger

Samarbeidet mellom NHC Services og Fair er fremdeles ferskt. Likevel er hun godt fornøyd med samarbeidet så langt, Fairs integrasjon i selskapets Visma Business-system og brukervennligheten i dennye brukerportalen.

– Oppstarten har fungert veldig greit. Noen hiccups og tekniske utfordringer har det naturligvis vært i starten, men det har vi forståelse for. Vi opplever at Fair håndterer disse utfordringene på en god måte. Utviklerne deres er veldig tett på i prosessen, og er raskt på for å finne gode løsninger dersom de oppdager noen problemer.

En av utfordringene Fairs utviklere har måttet takle er strukturen i barnehagene. Daglig leder i hver av de om lag 90 barnehagene skal ha oversikten over egne fakturautsendelser, noe som betyr et stort antallbrukere og segmenteringer på en og samme konto.

– Det bød på noen nye utfordringer for oss, men utvi klerne våre kastet seg rundt og fant gode løsninger i systemet, forteller CDO Marius Gylseth i Fair, og legger til:

– Samarbeidet med NHC Services nå i oppstartsfasen har vært kjempegodt, og det er gøy å bli utfordret med nye problemstillinger vi må løse. Ikke minst er det fint å se at vi kan løse krav og ønsker rundt funksjonalitet på løpende bånd. Det viser at utviklingen i systemet vårt har blitt gjort riktig fra starten av.

Forventer fortsatt godt samarbeid

Nå regner NHC Services og leder Elisabeth Dragseth med at det gode samarbeidet vil fortsette i tidenfremover – både på inkasso og etterhvert også fakturautsendelse – og at Fairs tilnærming vil gi etpositivt utslag på betalinger og fordringer.

– Jeg forventer at fordringsmassen vår går ned, og at våre avsetninger til tap kan settes ned. Ett år frem i tid regner jeg med at enda flere foreldre betaler, og at færre saker går til inkasso, utfordrer hun avslutningsvis.