Kosttilskuddsleverandøren Vitamail ser alltid etter nye måter å forbedre og optimalisere ulike funksjoner og prosesser. Dette tankesettet var bakgrunnen for at selskapet i 2019 valgte Fair som sin inkassopartner.

Vitamail er en av landets ledende leverandører innen kosttilskudd og helsekost. Selskapet har opplevd en kraftig vekst siden oppstarten i 2009, og til dags dato distribuert sine produkter til over 300.000 kunder i Norge, Sverige, Danmark og Finland.

I flere år brukte Vitamail et av Norges største byråer for å ta seg av inkassofunksjonen, og selv om de var fornøyde med jobben som ble gjort ønsket de å teste ut om avtalen de hadde kunne forbedres – og om det var andre, bedre alternativer der ute.

– Vi har alltid vært opptatte av å se på de løsningene og samarbeidspartnerne vi har, for å se om det er mulig å gjøre ting bedre. Det gjelder også inkasso, som er en viktig funksjon for oss, sier daglig leder Kristoffer Skogsberg i Vitamail.

– Fair ivaretar både oss og kundene våre

I denne jakten på en bedre løsning fant de Fair, som på den tiden, i 2019, fremdeles var en relativt fersk utfordrer i inkassomarkedet. anken et behov for å knytte til seg en ny inkassopartner.

– Det vi likte umiddelbart var Fairs konsept om rettferdig innkreving av inkassokrav. Det ligger i bedriftsnavnet, og gjennomsyrer alt de gjør, sier Skogsberg.

– Hvordan kundene våre blir møtt av en ekstern partner er svært viktig for oss. Inkassosaker må behandles på en slik måte at vi får inn pengene der det er mulig, og mister færrest mulig kunder. Vi så at Fairs tilnærming ivaretar både oss og kundene våre på en god måte.

God kundebehandling var likevel bare én av grunnene til at Vitamail valgte Fair som deres nye partner på inkasso.

– Vi er veldig klare på at alle våre beslutninger skal være datadrevne. Vi valgte Fair fordi informasjonen vi hadde tilsa at de var den partneren som ville gjøre den beste jobben for oss, fastslår Vitamails daglig leder.

Deler det samme digitale tankesettet

En av faktorene som veide tungt da Vitamail valgte å inngå et samarbeid med Fair var begge selskapers fokus på muligheter og utvikling innen digitalisering og automasjon. En av Vitamails gründere er IT-utvikler, og selskapet har siden starten satset tungt på å levere gode, digitale tjenester – blant annet gjennom et egetutviklet CRM-system som med årene har integrert en rekke API-modeller og automatiserte funksjoner.

Kristoffer Skogsberg, daglig leder i Vitamail (Foto: Vitamail)

– Vi har alltid vært veldig digitale, og gjør det aller meste in-house. Når vi først skal outsource noe, er vi interesserte i partnere som deler vårt tankesett. Vi skjønte raskt at Fair hadde ambisjoner om å være i front på digitale løsninger. Ett eksempel er inkassovarsel med eFaktura, som er mer effektivt for alle parter, forklarer Skogsberg.

Fordi Vitamail engasjerte Fair da selskapet fremdeles var nystartet, så de også gode muligheter for å samarbeide om utviklingen av løsningene.

– Vi skjønte at vi kunne få en unik mulighet til å være med på integreringsprosessen, og påvirke hvordan sluttresultatet blir. Vi har siden starten jobbet tett med utviklingsteamet til Fair for å utvikle systemet og automasjonen. Samarbeidet har vært veldig godt fra første sekund, og i dag har vi et veldig solid system som er tilpasset våre behov.

God kommunikasjon mellom kundebehandlerne

Skogsberg trekker også frem det gode samarbeidet mellom Fairs kundebehandlere og hans egen kundeserviceavdeling. Vitamail legger mye prestisje i god kundebehandling, og har ved flere anledninger blitt kåret til Norges beste kundeservice.

– Kunder som skylder penger kan ringe enten oss eller Fair, og dermed blir Fair ofte vårt ansikt utad i situasjoner som kan være litt kjipe for kundene. Da er det viktig at at de opererer i tråd med det renommeet Vitamail og våre brands har i markedet, og at vi har god kommunikasjon oss imellom.

Han bemerker at Fairs kundebehandlere er veldig tilgjengelig for deres egne kundeservicemedarbeidere, og han opplever at saker, innsigelser og spørsmål avklares raskt.

– Vi ønsker naturlig nok høyest mulig andel av løste saker, uten at det skaper mye støy og misnøye blant våre kunder. Der synes jeg absolutt Fair leverer på en svært god måte, slår han fast.

Tror på fruktbart møte om ytterligere optimalisering

På spørsmål om hvordan han ser for seg det videre samarbeidet mellom Vitamail og Fair, gjentar Skogsberg at de alltid vil se etter muligheter til å løse ting på en bedre måte.

– Nå passerer vi snart to års samarbeid, og da er det naturlig å ta et større møte, gå gjennom dataene vi har så langt, dele krysskompetanse og se på hva som kan optimaliseres ytterligere. I motsetning til større og mer rigide selskap har Fair samme oppfatning som oss om at ting alltid kan bli bedre, så jeg tror det vil bli et fruktbart møte, utdyper han.

I motsetning til for to år siden, da alle muligheter ble vurdert, har Skogsberg og Vitamail ingen tanker om å bytte inkassopartner i denne omgang.

– Vi er veldig godt fornøyd med Fair, og vi har troen på at vi vil være kunder av dem i lang tid fremover. Det blir interessant å se hvordan vi kan jobbe sammen for å utvikle oss og bli enda bedre, avslutter han.