For et selskap som ikke velger kundene sine selv, er det helt avgjørende å ha et velfungerende system for utsendelser av faktura og innfordring av ubetalte krav. Siden 2019 har BPS Nord samarbeidet med Fair for å sikre at bilister i nord gjør opp for seg når de passerer bomstasjoner.

Hver gang en bil uten gyldig bombrikke passerer en bomstasjon i Nordland eller Troms og Finnmark, er det BPS Nords mandat å sende faktura for passeringen.

– For oss er det viktigste at faktureringen er kostnadseffektiv, og at vi når ut til kundene på en god måte. Vi ønsker å møte kundene på de flatene hvor de befinner seg. Derfor må vi ha en samarbeidspartner med gode systemer og rutiner for å treffe kundene i flere ulike kanaler, sier administrerende direktør Erling Bortne.

Som regionalt bompengeselskap skal BPS Nord i utgangspunktet ikke tjene penger – i stedet er deres rolle å finansiere bompengeprosjekter i landets nordligste fylker.

– For å finansiere disse prosjektene må vi ha inntekter, og disse inntektene kommer fra bompasseringer. Fra og med 2022 skjedde det en endring, da det ble bestemt at vi kun skal fakturere fullprispasseringer, altså de uten Autopass-avtale og bombrikke. Som et resultat av dette er fakturavolumet vårt kraftig redusert, fordi de aller fleste har en bombrikke. Da er det enda viktigere at de fakturaene som sendes ut faktisk blir betalt.

Naturlig å bruke profesjonell aktør

For å sikre høy effektivitet og løsningsgrad har BPS Nord alltid benyttet seg av eksterne aktører for å håndtere fakturautsendelser og inkassokrav.

– Faktura og inkasso er tjenester jeg mener det er naturlig å hente inn fra profesjonelle aktører. Du skal ha stålkontroll på regelverk og rammene rundt, du må ha gode systemer og du må bygge solide prosesser for å sikre at pengene blir betalt, kommenterer Bortne.

I 2019 inngikk bompengeselskapet en avtale med Fair om utsendelse av fakturaer, og året etter ble også innfordring av utestående krav innlemmet i avtalen. Men det var først etter at Fair hadde danket ut flere store konkurrenter.

– Vi er omfattet av loven om offentlig anskaffelse, og sendte derfor oppdraget ut på anbud. Fair viste seg å være svært konkurransedyktige, til tross for at de på den tiden var et ganske ferskt selskap, sier Bortne.

– Det var muligens et sjansespill å satse på en så liten aktør, men alle har jo vært små en gang. Fair hadde den rette kompetansen, erfarne folk og et godt kostnadsnivå. De var også veldig “på hugget”, og det er noe vi er opptatt av.

Erling Bortne, administrerende direktør i BPS Nord

Dyktig kundesenter

Fire år etter oppstarten er Bortne og BPS Nord godt fornøyde med partnerskapet de har bygget opp med Fair.

– For det første er de godt frempå når det gjelder teknologi og innovasjon. De har gode systemer, som snakker godt med våre andre systemer, og en oversiktlig portal som gjør det enkelt å hente ut statistikker, bearbeide informasjonen og følge opp kundene våre. I tillegg kan de alt det prosessuelle knyttet til inkasso, lovverk og så videre, og har et svært dyktig kundesenter med et sterkt fokus på å hjelpe kundene, begrunner Bortne.

Av miljøhensyn ønsker BPS Nord å begrense antallet papirfakturaer, og Fairs fokus på å nå ut til kunder på digitale flater samsvarer derfor godt med selskapets målsettinger.

– Fair følger med på endringene som skjer i bransjen, men sørger samtidig for å holde alle muligheter åpne. Bilister som passerer bomstasjoner er jo et snitt av befolkningen, og da vil det naturligvis være en del av dem som ikke er så digitale.

Alltid imøtekommende

Som en naturlig del av samarbeidet har BPS Nord jevnlige møter med Fair, der de tar opp problemstillinger, fremmer nye ønsker og setter nye forventninger.

– Vi er avhengige av å være en organisasjon som kan snu oss fort når rammeforhold og vilkår endrer seg, og da må vi også kunne kreve det samme av våre partnere. Jeg opplever at Fair er flinke til å sette seg inn i våre behov og komme med raske og gode løsningsforslag. De er alltid imøtekommende når vi trenger endringer eller ytterligere informasjon, kommunikasjonen mellom oss er god og de gjør hele tiden små justeringer og endringer for å forbedre seg, sier Bortne.

Og kanskje viktigst av alt:

– De har en god dialog med kundene, og følger opp de som ikke betaler på en fornuftig og fin måte. De finner løsninger kundene kan leve med, og det er jo i utgangspunktet det vi ønsker: En leverandør som ivaretar kundene, og sikrer at så mange som mulig gjør opp for seg.