DFØ sendte ut over 200.000 papirfakturaer hvert år, og hadde ingen digital løsning for privatkunder. Etter å ha inngått et samarbeid med Fair har direktoratet fått tilgang til flere nye kanaler for fakturautsendelse – og den digitale andelen har skutt i været.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) leverer lønns- og regnskapstjenester til over 90 prosent av statsforvaltningen. Som Statens fagorgan for økonomistyring arbeider direktoratet med om lag 170 kunder, og fungerer mer som et delt servicesenter enn som en ren tjenesteleverandør.

Årlig sender de ut mellom 250.000 og 300.000 fakturaer – til både kommunal sektor og næringssektoren, til statlige foretak og privatkunder.

I 2021 gikk DFØ ut med en offentlig konkurranse for å finne en ny samarbeidspartner på fakturadistribusjon. Hovedårsaken til dette var et sterkt ønske om å øke den digitale faktureringsraten.

– Vi så at vi hadde et altfor høyt papirvolum. Om lag 20 prosent av fakturaene ble sendt via EHF, men dette alternativet gjelder kun for bedrifter. Vi hadde ingen digital løsning for privatpersoner, og synes andelen papirfaktura, på over 80 prosent, var for dårlig. Vi så et sterkt behov for å få med kanaler som e-post, eFaktura og Digipost, utdyper divisjonsdirektør Gøril Aune i DFØs regnskapsdivisjon.

– Fair hadde den beste besvarelsen

Foruten ønsket om en heldigital løsning som ville bidra til å få opp andelen digitale utsendelser, var det viktig for DFØ å finne en løsning basert på etablerte standarder, slik at de kunne sende data i standardformat.

Etter å ha gjennomgått alle besvarelsene fra anbudsrunden, besluttet direktoratet å engasjere Fair som ny samarbeidspartner på fakturautsendelser.

– Fair hadde den beste besvarelsen, og den beste kombinasjonen av funksjonalitet og pris. De scoret også veldig høyt på våre tekniske krav, og hadde totalt sett den beste tekniske løsningen, forklarer Aune.

– I tillegg fikk vi et veldig godt førsteinntrykk av dem. Det var aldri noen tvil om at det var dyktige fagpersoner som svarte på oppdraget, og ikke bare en selger eller lignende. Det gjorde oss trygge på deres kompetanse, og på dem som en potensiell leverandør.

– Veldig på tilbudssiden for å hjelpe

Halvannet år inn i samarbeidet beskriver divisjonsdirektøren Fair som en solid tjenesteleverandør, og en meget god faglig sparringspartner.

– De har levert alt vi har spurt om. Det oppstår sjelden feilsituasjoner på grunn av Fair, og de få gangene det har oppstått feil har de vært veldig på tilbudssiden for å hjelpe oss. De er kjappe med svar når vi lurer på noe, og er gode på å tenke ut nye løsninger, sier hun.

Hun opplever også Fairs system som svært lettvint og brukervennlig.

– Vi kan gå inn i portalen og se hvilke kanaler en faktura har gått ut i. Det gir oss god oversikt, vi kan enkelt søke opp det vi trenger og har også innlesing mot vårt system. Her får vi kvitteringsfiler og statistikker, som gjør det lett for oss å følge, opp. Det har vært en stor forbedring for oss, forklarer Aune.

Kunder betaler raskere

Så langt har samarbeidet levert flere gode og målbare resultater. Samtlige kunder som direktoratet har fått over på Fairs løsning har opplevd økt digitalisering, og resultatene har vært enda bedre enn forventet.

– Vi har om lag 20 på løsningen i dag, men det er en kontinuerlig utrulling. Vi ønsker at alle våre kunder som har utgående fakturaer på sikt skal over på Fairs løsning, fordi vi ser at denne er bedre enn det vi har kunnet tilby dem tidligere. Statens mål er mest mulig digital forsendelse, da dette er mer effektivt, kostnadsbesparende og bedre med tanke på miljøet, sier Aune.

– Jeg får tilbakemeldinger fra kundene våre om at det er færre purringer nå. Deres kunder får fakturaene raskere, de betaler raskere og det er enklere å betale krav. Vi vet at disse kundene tidligere har etterspurt muligheter for eFaktura og Vipps-betaling, og denne nye løsningen oppleves som en forbedring over hele linjen.

Hun legger til at det i stor grad er arbeidet med kundedataene som avgjør utfallet. Jo mer de arbeider med dataene, jo bedre er resultatene.

Domstolene gikk fra 15 prosent til 80 prosent digital andel

– Vi hadde en veldig god kundecase tidlig. Norges domstoler var en pilotkunde i prosjektet. De hadde en papirandel på hele 85 prosent, mot en digital andel på kun 15 prosent. Etter at de gikk over på Fairs løsning har dette snudd, og de har i dag en digital andel på hele 80 prosent, forteller Aune.

Mens domstolenes økning skjedde gradvis over fire måneder, har hun også sett eksempler der helomvendingen skjer nærmest umiddelbart. Hun viser blant annet til en kunde som gikk fra skarve 4 prosent digital andel før skiftet av løsning, til hele 87 prosent kort tid senere.

– Det eneste som har vært negativt for oss så langt, er at vi ikke har hatt ressurser til å få enda flere over på løsningen ennå. Men det ligger jo på oss, understreker divisjonsdirektøren.

Vinn-vinn-samarbeid

Aune tror at også Fair også har fått mye igjen for å samarbeide med DFØ det siste halvannet året.

– Gjennom denne avtalen får nok Fair bedre innsikt i offentlig sektor og offentlige behov. Vi pusher nok veldig på markedsstandarder, og tenker veldig generelt veldig standardisert. Det er enkelte krav fra kunder som må hensyntas fordi man er en offentlig etat, og dette er noe Fair har måttet tilpasse seg, forklarer hun.

– Så er vi jo også den største tjenestetilbyderen innen offentlig sektor, og er blant annet forvalter av EHF-standarden i Norge. De kravene vi kommer med er med andre ord gjeldende for en veldig stor andel virksomheter i Norge, og vi har en stor kundeportefølje vi tar med oss inn i samarbeidet, legger hun til.

– I tillegg fikk vi et veldig godt førsteinntrykk av dem. Det var aldri noen tvil om at det var dyktige fagpersoner som svarte på oppdraget, og ikke bare en selger eller lignende. Det gjorde oss trygge på deres kompetanse, og på dem som en potensiell leverandør.